Atualmente, a COVID-19 está forçando as empresas que tradicionalmente usam papel a fazerem uma transição repentina para uma maneira sem papel de gerenciar as coisas. Embora haja muitos benefícios em um escritório sem papel, pode ser difícil fazer a transição.

Há muitos benefícios em um escritório sem papel, mas também há muitos aspectos semelhantes à maneira física de fazer as coisas com o papel. Isso pode ajudar as empresas durante a transição, porque eles sabem que existem algumas semelhanças entre os sistemas.

Is the Coronavirus Forcing Your Business to Go Paperless?

Sistema de Gerenciamento de Documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS/GED) é um software digital que ajuda a organizar e gerenciar documentos. Um DMS armazena todos os dados em um servidor centralizado e fornece uma variedade de recursos personalizáveis. Este sistema pode converter registros em vários formatos digitais, indexar arquivos de acordo com especificações personalizadas, usar ferramentas de pesquisa por palavra-chave para localizar documentos e editar e compartilhar arquivos rapidamente.

Sistema de armazenamento organizado

As pessoas classificam e organizam seus documentos da maneira desejada pela empresa. O mesmo ocorre com os documentos digitais. Você pode classificar, rotular e categorizar os documentos em qualquer ordem específica. Isso agiliza o processo de organização ainda mais do que papéis físicos.

Rastreando os tempos de retenção

Para alguns registros, é importante rastrear os tempos de retenção. O mesmo processo também funciona em sistemas sem papel. Com as diretrizes e leis em vigor, é fundamental descartar os papéis de maneira adequada quando a retenção expirar

Acesso e transferência entre departamentos

Com papéis físicos, os funcionários podem reunir os documentos necessários, bem como encaminhá-los para diferentes departamentos para colaboração. No entanto, o mesmo vale para arquivos digitais. Você pode acessar os arquivos digitalmente a qualquer momento e enviá-los para diferentes departamentos para facilitar a comunicação.

Segurança

Um dos aspectos mais importantes dos papéis é o nível de segurança. As empresas podem bloquear papéis físicos e digitais. Em todos os sistemas digitais, os arquivos podem ser protegidos por senha e bloqueados com segurança.

Precisa de ajuda para não usar papel? Podemos te ajudar!

A transferência para um sistema digital não precisa ser um incômodo ou inconveniente. Os documentos digitais oferecem muitos benefícios que auxiliam na funcionalidade das operações comerciais. Se você precisar de ajuda com seus documentos comerciais, temos uma rede de fornecedores que podem ajudar com o armazenamento, digitalização e exclusão de quaisquer documentos.

Mantenha seus dados protegidos por meio do tratamento adequado de registros comerciais. Além disso, tornamos o processo o mais fácil possível para você ao longo do caminho.

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Postagem original: 21 de julho de 2021