Diversas empresas ainda subestimam a importância da gestão de documentos. Isso porque os resultados de sua ineficácia quase não são percebidos facilmente, ainda que impliquem de forma direta no faturamento da companhia. Pare e pense: quanto tempo é perdido por um funcionário para encontrar um documento? E se for urgente? Saber como arquivar documentos de forma eficiente em qualquer organização é essencial.
Veja dicas de como arquivar documentos de forma eficiente no seu negócio
Faça uma tabela de temporalidade
Tabelas de temporalidade marcam o tempo de arquivamento correto para cada documento. Dessa forma, evita-se que os colaboradores desprezem recibos, contratos e duplicatas antes da data certa. São períodos de guarda obrigatórios:
- Acordo de compensação de horas: 5 anos;
- Carta de pedido de demissão: 5 anos;
- Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT): 10 anos;
- COFINS: 5 anos;
- Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: 30 anos.
Não se desfaça de documentos de aquisição de imóvel antes de possuir a escritura
Todo documento referente à aquisição de imóveis deve ser arquivado até a data de registro imobiliário da escritura e de lavratura. Isso inclui instrumentos de promessa de compra e venda, contratos de financiamento e todos os comprovantes de pagamento. Essa é uma das grandes dicas para arquivar documentos de forma eficiente.
Classifique documentos contábeis por assunto e em ordem crescente
Mesmo com as facilidades proporcionadas pela tecnologia, alguns gestores de empresa ainda não se atentam para a classificação adequada de documentos. Sejam eles duplicatas, contratos, notas fiscais, e-mails enviados à Fazenda Pública e muitos outros.
Toda vez que um documento contábil for armazenado, isso deve ser feito por assunto. Fluxo de caixa, notas fiscais, DRE, balanços patrimoniais, etc. Cada uma dessas classes deve ser mantida por pastas. Já essas pastas, por sua vez, devem ter arquivos alinhados em ordem crescente, partindo sempre da data de emissão. Para os documentos físicos, dê preferência a envoltórios transparentes. Isso irá tornar a identificação ainda mais fácil.
Fuja de deteriorações e extravios: digitalize!
Ao manusear todos os dias caixas e mais caixas de arquivo, a equipe pode acabar perdendo parte da produtividade. Além disso, perder uma simples nota fiscal pode causar punições severas para a empresa. Existe uma lei que define os crimes contra a ordem tributária e a pena vai de 2 a 5 anos de reclusão e multa. Por isso que digitalizar é uma das maneiras de arquivar documentos de forma eficiente.
Por causa dessas graves consequências, o ideal é digitalizar a documentação física e fazer uma migração definitiva para os meios digitais. Até mesmo os e-mails podem ser transformados em documentos com valor jurídico, em substituição às cartas registradas. Isso é possível através do acréscimo de elementos técnicos e legais que comprovem o recebimento e o envio de e-mails e documentos eletrônicos.
Se não pode digitalizar, use a microfilmagem
Microfilmagem trata-se de um processo de armazenamento e gerenciamento de arquivos por captação fotográfica. Através dele, o tamanho e o volume do documento são extremamente reduzidos. Isso proporciona um armazenamento muito mais prático do ponto de vista físico. Um outro benefício dos documentos microfilmados é a maior duração em relação aos físicos, que, armazenados da maneira correta, podem durar até centenas de anos.
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