Antigamente, os EDMS eram caros e complexos, impedindo que empresas de médio e pequeno porte pudessem ter acesso aos seus benefícios. Porém, atualmente a realidade é diferente, sendo possível encontrar solução robusta, prática e acessível.

O controle da documentação é de fundamental importância para o projeto de engenharia. Projetos de engenharia possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais trabalhando em ambientes de cooperação.

Mas afinal, o que são EDMS?

EDMS significa Sistema de Gerenciamento de Documentos de Engenharia (engineering document management system – Traduzido para o português). Esse sistema serve para auxiliar os principais projetos de engenharia, através do gerenciamento, processo e colaboração de documentos e informações do projeto em grandes volumes. De forma prática, esses softwares servem como forma reduzir erros relacionados a documentação e facilitar o uso e armazenamento de forma prática dessa documentação.

Neste artigo, vamos abordar uma comparação entre os EDMS da nova geração e os EMDS antigos, passando por suas principais características de preço, funcionalidade e usabilidade.

Tabela comparativa entre EDMS da nova geração e EDMS antigos

Funcionalidades

Os softwares atuais estão cada vez mais completos, por isso conseguimos ver esses sistemas com funções como:

  • Mobilidade, onde é possível acessar aos documentos de qualquer computador, tablet e smartphone com internet.
  • Controle automático de versões, que acaba com o problema de utilizar documento desatualizado ou com versão anterior.
  • Pesquisa avançada de documentos, onde é possível pesquisar pelo conteúdo dentro do arquivo, além de criar pesquisas com quaisquer atributos.
  • Workflow de atividades, que é possível a criação de fluxos de documentos, além de monitorar a etapa no fluxo que se encontra e os responsáveis por essa etapa.
  • Visualização e anotações, essa função permite que você visualize e realize anotações dentro do próprio EDMS.
  • Comparações de versões, que permite ao usuário selecionar mais de uma versão de um arquivo e comparar as alterações realizadas.
  • Controle de prazo, que funciona como um assessor de planejamento, onde é possível definir prazos para os projetos e configurar alertas de prazo para eles.
  • Checklist de verificação, onde essa função permite a criação de listas de verificação para que o verificador daquele documento precise passar pelos pontos criados na lista.
  • Assinatura digital, onde é possível realizar assinatura de documentos com certificado A1 e o sistema avalia o certificado na mesma hora se ele é válido.
  • Consolidação de comentários, essa função permite reunir vários comentários em um mesmo arquivo, possibilitando ver todos os comentários de uma vez só.
  • Templates, que permite definir um template de documentos, onde é possível a obrigatoriedade do uso desse template.
  • Codificação automática, onde permite ao administrador definir um padrão de nomenclatura dos documentos.
  • Avanço físico dos documentos, essa função permite que o usuário acompanhe o avanço físico do documento à medida que avança o fluxo.
  • Compartilhamento de arquivo com QR Code, que permite ao usuário compartilhar o documento via QR code.

Essa característica de criação de novas funcionalidades das empresas que fornecem sistemas EDMS se dá devido a necessidade de uma constante atualização e aprimoramento baseado nas necessidades dos seus clientes. Além disso, os softwares de armazenamento em nuvem, também são concorrentes mesmo que dessas empresas, por isso, é necessário cada vez mais se adaptar ao mercado oferecendo soluções completas para se destacar.

Custos e prazos de implantação do EDMS

Custos

Os softwares EDMS da nova geração possuem um custo de implantação cerca de 3 vezes menos que os antigos, isso se deve a concorrência de mercado, busca por tecnologias mais acessíveis e a necessidade de oferecer soluções mais completas e acessíveis aos clientes.

Ainda, como o pagamento dessas implantações são usualmente feitos em dólares, os custos de implantação são maiores devido, principalmente, a instabilidade de uma moeda estrangeira, e além disso, já adiantando o próximo tópico, os prazos de implantação são maiores, podendo levar meses para ser finalizado. Ou seja, quanto maior o tempo, maior será o seu custo de implantação.

Prazo

Um EDMS da nova geração como o E-CLIC, por exemplo, foi construído para ter uma interface amigável que seja de fácil uso para o usuário além de ser pré-configurado. Mas o que isso quer dizer? Simplesmente que esses softwares mais atuais já vêm com vários atributos e padrões de configurações, além de inúmeras funcionalidades já voltadas para o mercado de engenharia. Com isso, dizemos que esses EDMS são Plug and Play, basta instalar e usar o software. Os softwares mais antigos, por exemplo, precisavam ser configurados quase que do zero, sem padrões de configuração e atributos. Era necessário desenvolver os modelos e bancos de dados, por exemplo, por isso vemos casos de implantação que levam mais de 6 meses para ficarem prontos, o que gerava um custo bastante elevado, como citamos anteriormente.

Custo de manutenção e suporte técnico

Talvez a parte mais sensível da contratação de um sistema EDMS. Os custos com suporte e manutenção. Sabemos que o suporte técnico é importantíssimo tanto para a etapa de implantação desse novo sistema, quanto para o uso recorrente, pois sabemos que dúvidas e até mesmo erros podem ocorrer. Por isso, ter um suporte que esteja disponível a resolver essas questões são muito importante. Apesar disso, é nessa etapa onde vemos softwares que passam a ideia de serem mais econômicos, acabam ganhando força.

É comum os custos de suporte, principalmente nos softwares mais antigos, serem bem elevados. Além disso, até mesmo a cobrança de manutenção do sistema, que algumas empresas que comercializam esse sistema da nova geração, como o E-CLIC, já incluem no valor final do contrato, podem chegar a custar até 3 vezes mais que os custos de sistemas da nova geração. O que no final das contas, acaba encarecendo muito esses sistemas e às vezes até mesmo inviabilizando o uso em determinadas empresas.

Além disso, como citado em outro artigo deste blog que falamos sobre a importância de um GED, um software de gestão eletrônica de documentos da nova geração, como o E-CLIC, é capaz de gerar um retorno financeiro de aproximadamente R$45 mil / mês! O impacto na produtividade também é significativo, pois segundo a IDC, desafios atribuídos a documentos, tiram em média mais de 20% da produtividade geral das empresas.

Agilidade do suporte técnico

Como foi dito anteriormente, o suporte técnico é importante para o uso do sistema. É claro que a agilidade de resposta desse atendimento é um fator crucial que muitas vezes evita que a empresa contratante perca tempo e até mesmo evita perdas financeiras. Muitas vezes esse suporte pode levar dias para serem atendidos, isso é muito evidente em empresas que comercializam versões antigas do EDMS, já as empresas de EDMS da nova geração possuem uma agilidade muito maior nesse atendimento, onde geralmente se leva apenas algumas horas para atender os chamados. Isso evita gerar um mal estar entre as empresas, além de evitar, como foi dito anteriormente, perdas financeiras e de tempo.

Flexibilidade de adaptação

Outro fator importante são as customizações desses sistemas. Apesar das empresas atuarem no mesmo ramo que é engenharia, cada empresa é única e possui sua própria forma de trabalhar. Muitas vezes essas empresas precisam de adaptações no seu sistema para torna-lo mais simples de usar, buscar a implementar as características da empresa no sistema e até mesmo torna-lo mais simples de usar. O principal problema é que a maioria das empresas fornecedoras de EDMS antigos não realizam essas customizações e quando aceitam desenvolve-las, seu custo e seu prazo são em média 3 vezes maiores que as empresas que comercializam esse sistema da nova geração, como no caso do E-CLIC.

É muito importante estar sempre atento a esses detalhes para acabar não tornando o projeto de implantação desse sistema algo inviável pois no final das contas a empresa estará arcando com um custo alto desse sistema, mas que não atenderá a todas as necessidades da empresa.

Praticidade

Como já foi citado anteriormente nesse artigo, a usabilidade de sistemas EDMS como o E-CLIC, são mais focados na usabilidade e experiência do usuário. Com isso, comparado com os sistemas antigos de EDMS, o E-CLIC, por exemplo conseguiu reduzir muito o tempo de treinamento, chegando a cerca de 2 a 3 horas de treinamento e configuração do sistema. Apesar de parecer pouco tempo, todos os usuários saem do treinamento com uma total autonomia de uso do sistema.

No caso dos EDMS mais antigos, muitas das vezes vemos situações onde é necessário envolver o fornecedor e até mesmo a equipe de desenvolvimento do sistema da empresa do EDMS para realizar a configuração desse software com a empresa contratante. Isso acaba gerando vários problemas como, por exemplo, a disponibilidade de agenda e principalmente a demora na configuração, o que geralmente acarreta a perdas financeiras ou até mesmo atraso em projetos dessas empresas.

Aproveite o EDMS da melhor forma!

Um EDMS é capaz de gerar inúmeros resultados positivos como redução de custos e de tempo gasto com tarefas relacionadas a documentação. A melhor dica que podemos oferecer é utilizar esses sistemas da melhor forma que puder pois certamente eles vão auxiliar a sua empresa a alcançar seus objetivos de maneiras mais eficientes.

Por fim, passamos por vários pontos cruciais que são de extrema importância serem avaliados antes de se adquirir um sistema EDMS, seja um de nova geração ou os mais antigos. É muito relevante uma pesquisa afunda sobre o que essas plataformas são capazes de oferecer para sua empresa, visto que eles requerem um investimento relativamente alto.

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