Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta indispensável no mundo digitalmente avançado de hoje. Vamos dar uma olhada no que exatamente é um sistema de gerenciamento de documentos, por que ele é obrigatório e qual é o melhor sistema de gerenciamento de documentos do mercado no momento!

Você sabe o que cada empresa tem em comum? Não importa se é uma empresa de tecnologia, saúde, manufatura, automóvel, produtos de beleza, finanças ou qualquer outro negócio … todos eles fazem uso extensivo de documentos.

Os documentos são o alicerce de qualquer empresa. Os documentos desempenham um papel central para facilitar o funcionamento adequado e o sucesso geral de qualquer negócio.

Documents are building blocks gif

Não há absolutamente nenhuma empresa na face da Terra que possa passar um dia sem ver e compartilhar documentos. Isso inclui folhetos de marketing, propostas de projetos, documentos técnicos, diretrizes de RH e materiais de treinamento, apenas para citar alguns.

Sim. Os documentos do local de trabalho são indispensáveis!

O problema é que quanto mais criamos e confiamos nos documentos para o trabalho, mais crítico se torna a implementação de sistemas para gerenciar os documentos em sua empresa. É aqui que entra um sistema de gerenciamento de documentos.

Mas, não vamos nos precipitar. Vamos fazer isso passo a passo e abordar:

  • O que é um Gerenciador Eletrônico de Documentos?
  • Por que está se tornando cada vez mais importante ter um?

O que é um sistema de gerenciamento de documentos ou GED?

A melhor definição para um sistema de gerenciamento de documentos ou GED (Gerenciador Eletrônico de Documentos), como o nome indica, é um sistema ou software que permite o armazenamento, gerenciamento, indexação, proteção e recuperação de documentos digitais.

Embora a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos armazene todos os seus documentos digitais na nuvem, eles são muito mais do que apenas armazenamento em nuvem. Um Gerenciador Eletrônico de Documentos é uma estrutura que facilita o fluxo fácil de informações críticas em toda a organização.

Um bom sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar a organizar todos os seus arquivos e dados em um só lugar, manter o controle de todos os seus documentos importantes, acelerar seu fluxo de trabalho, melhorar a precisão e fornecer acesso 24 horas a documentos de qualquer parte do mundo.

Assim, a escolha de um sistema de gerenciamento de documentos robusto permite que você fique um passo à frente da concorrência e forneça todas as informações de que seus funcionários precisam para realizar seu trabalho com eficiência.

Por que um software Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) é importante?

A rápida digitalização de nosso mundo levou a um crescimento exponencial em dados e conteúdo de negócios. Todos os dias, sua empresa está criando e gerenciando grandes quantidades de documentos comerciais, contratos, propostas, apresentações de vendas, material de marketing, postagens de blog, diretrizes de RH, manuais de treinamento, material de integração, etc.

Esses documentos costumam estar espalhados por todo o lugar em seus dispositivos digitais – você pode ter arquivos do Word, arquivos armazenados em aplicativos de nuvem como Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, arquivos armazenados em sua área de trabalho, anexos de e-mail e assim por diante.

O que acontece quando você não consegue encontrar um arquivo no meio de uma reunião? Ou quando seu gerente precisa imediatamente daquele documento importante, mas você não consegue se lembrar de onde o armazenou?

Animated illustration showing frustration due to document loss

A organização de seus arquivos digitais sempre foi um aspecto frequentemente esquecido na organização. Como você realmente não consegue ver ou sentir a bagunça digital que criou, ao contrário da bagunça de papel durante a época dos armários de arquivos antigos, você pode não sentir que tem um problema, até que não consiga encontrar um arquivo específico.

Você já perdeu um tempo precioso procurando um documento no computador, em mensagens de bate-papo, anexos de e-mail, etc.?

Navegar por centenas de pastas, pesquisar em sua desorganizada caixa de entrada e massivamente povoada, pesquisar seus arquivos na nuvem, etc., tudo acaba sendo uma missão de busca impossível de decifrar!

Gerenciar essa bagunça digital, muitas vezes não estruturada, e disponibilizá-la para seus funcionários, clientes, parceiros ou outras partes interessadas não é uma tarefa fácil.

Uma pesquisa global com trabalhadores e profissionais de TI em 2012 pela IDC revelou que os desafios do documento são responsáveis ​​por 21,3% perda de produtividade. Os funcionários geralmente não conseguem encontrar os documentos certos na hora certa ou não podem acessar o documento devido a barreiras de tempo, ou localização.

Tudo isso resulta em uma grande perda de produtividade!

Um sistema de gerenciamento de documentos desempenha um grande papel em tornar todas as tarefas relacionadas ao gerenciamento de documentação mais fáceis, rápidas e eficientes.

Existem muitos motivos pelos quais uma organização precisa implantar um Gerenciador Eletrônico de Documentos imediatamente. Algumas delas incluem:

1. Limpar a bagunça digital

Um sistema de gerenciamento de documentos permite que você se livre da enorme bagunça digital que criou sem saber. Todos nós temos nossos documentos espalhados em laptops, PCs, dispositivos móveis, armazenamento em nuvem, anexos de e-mail, pastas de desktop, etc.

Torna-se extremamente difícil localizar um determinado arquivo no momento de necessidade. Um software de gestão de documentos permite que você armazene e pesquise seus documentos em um local central.

2. Reduza a dependência do papel

Se sua empresa ainda usa documentos em papel, mudar para um software gerenciador eletrônico de documentos pode ajudar a reduzir a dependência do papel e economizar custos adicionais para impressão, armazenamento, manutenção, arquivamento, etc.

De acordo com um estudo, Empresas com receitas anuais entre $ 500k e $ 1 milhão podem economizar até $ 40k por ano mudando para o gerenciamento de documentos digitais. A Laserfiche estima uma economia de tempo de 20% com base nas eficiências de arquivamento e recuperação, eliminando erros de arquivamento e eficiências de fluxo de trabalho.

Maior eficiência, bem como maior produtividade da equipe, pode economizar até 6.000 horas por ano, ou 2,4 cargos em tempo integral.

Eliminar o papel também ajuda a reduzir uma grande quantidade de resíduos de papel do meio ambiente, ajudando a reduzir milhares de folhas de papel por mês. Isso não apenas ajuda você a fazer escolhas sustentáveis e eticamente corretas, mas também fornece a você uma missão social da qual clientes, funcionários, governos e seus clientes desejam fazer parte.

3. Melhore a eficiência geral do escritório

Você não pode perder tempo e esforço lidando com seus documentos digitais nos dias de hoje, onde seus concorrentes estão por aí, respirando no seu pescoço.

Quando você passa a maior parte do tempo procurando seus documentos digitais em várias plataformas e dispositivos, leva tempo para realmente fazer o trabalho para o qual foi contratado e contribuir de forma significativa para os resultados financeiros de sua empresa.

A sobrecarga de trabalho diminui a produtividade em 68% nos funcionários que sentem que não têm horas do dia suficientes para concluir suas tarefas. Uma boa maneira de liberar as horas de trabalho dos funcionários é implantar um Software de Gerenciamento de Documentos para fácil criação, arquivamento, edições e aprovação de seus documentos.

4. Torne o acesso às informações uma tarefa fácil

Apostamos que você não tem ideia de quanto tempo produtivo seus funcionários estão reservando apenas porque não conseguiram encontrar as informações desejadas ou o conteúdo que procuravam.

Uma vez que todos os seus documentos de trabalho importantes estão espalhados pelo Google Drive, OneDrive, anexos de e-mail, pastas de PC e pen drives, como você pode contar com você mesmo para encontrar a informação exata de que precisa na hora em que precisa!

  • De acordo com um relatório da McKinsey, os funcionários gastam 1,8 horas todos os dias –9,3 horas por semana, em média – pesquisando e coletando informações.
  • Quase 20% do tempo de negócios – o equivalente a um dia por semana de trabalho – é desperdiçado pelos funcionários em busca de informações para fazer seu trabalho com eficácia.
  • Dados do IDC mostram que “o trabalhador do conhecimento gasta cerca de 2,5 horas por dia, ou cerca de 30% do dia de trabalho, procurando informações.

Uma grande vantagem de ter um Software de Gerenciamento de Documentos é a facilidade de acesso às informações. Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem um local central para todos os arquivos, documentos e outras mídias ricas.

Isso torna extremamente fácil para os membros da equipe, independentemente de sua localização, acessar informações de qualquer dispositivo rapidamente.

Os funcionários não precisam mais salvar arquivos em seus discos rígidos ou em pen drives USB esquecíveis. Basta fazer login no seu Software de Gerenciamento de Documentos e pronto! 

5. Seguro e protegido

A melhor maneira de manter seus documentos comerciais importantes protegidos e protegidos é armazená-los digitalmente em um sistema de gerenciamento de documentos.

Dessa forma, você não precisa se preocupar com os recursos de segurança de centenas de aplicativos onde seus dados residem e não precisa se lembrar dos login detalhes de cada aplicativo.

Um sistema de gerenciamento de documentos competente vem com recursos como controle de acesso a documentos, rastreamento de documentos, proteção de senha, controle de versão, etc. Armazenar arquivos na nuvem ajuda a garantir que os documentos de sua empresa não sejam perdidos e são de fácil acesso pela parte certa.

6. Escalabilidade

À medida que sua empresa cresce e se torna mais bem-sucedida, o mesmo ocorre com o número de documentos produzidos ao longo do tempo. Mais documentos significarão mais desordem, mais pastas para navegar, mais serviços de armazenamento em nuvem para pesquisar e mais anexos de e-mail para localizar!

Um software de Gerenciamento de Documentos é muito importante porque é facilmente escalonável. Você sempre pode configurar ou adquirir mais recursos de armazenamento em nuvem e garantir que seus fluxos de trabalho não sejam perturbados devido ao sucesso de seus negócios.

7. Pesquisa rápida

Se você não tem um sistema de gerenciamento de documentos em vigor, pesquisar o documento certo na hora se torna um sonho rebuscado.

Encontrar o certo serviço de nuvem, a pasta certa na área de trabalho ou o e-mail certo pode levar horas do seu tempo crucial. Portanto, a capacidade de um gerenciador de documentos para realizar uma pesquisa rápida é um dos seus elementos mais importantes.

Um bom sistema de gerenciamento de documentos tem excelentes recursos de pesquisa e indexação para localizar o arquivo exato, o título do documento e o conteúdo do documento.

Não importa o tamanho do diretório de documentos, o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) pode encontrar o documento desejado com a velocidade da luz. 

8. Melhor precisão

A man documenting on a management system

Um bom software de gestão de documentos fornece todas as ferramentas necessárias para garantir a qualidade e reduzir imprecisões.

Com recursos como controle de versão e rastreamento de documentos, todas as edições feitas em um documento seriam visíveis para o resto do grupo / equipe. Você sempre pode reverter para uma versão anterior ou sugerir edições se não estiver satisfeito com as alterações feitas.

9. Custos reduzidos de armazenamento e suprimentos

Sem um sistema de gerenciamento de documentos, o custo de criação e gerenciamento de documentos pode ser muito alto.

O custo do papel, impressão, espaço de escritório, instalações de armazenamento, gabinetes e contratação de funcionários podem representar um valor alto para armazenar seus preciosos documentos.

Mesmo que você armazene todos os seus documentos digitalmente, o custo individual de cada armazenamento em nuvem do serviço que você usa pode ser muito alto.

Ao mudar para um sistema de gerenciamento de documentos, você pode finalmente se livrar de todos os arquivos em papel, reduzir o espaço de armazenamento e recuperar o espaço do seu escritório para um trabalho muito mais produtivo, livrar-se daqueles arquivos grandes e feios e economizar uma tonelada de dinheiro em papel, impressão, tinta e outros itens de papelaria e, finalmente, economize o custo de contratação de novos funcionários para armazenar, pesquisar e recuperar esses documentos.

10. Oferece uma vantagem competitiva

A empresa que usa um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) claramente possui uma vantagem competitiva sobre aqueles que ainda armazenam seus documentos importantes em pastas de desktop, discos rígidos, espaços de armazenamento em nuvem e vários outros locais.

Existem muitas vantagens que uma empresa que está se tornando digital tem sobre aquelas que não o são:

  • Eles estão economizando suprimentos custos de armazenamento
  • Eles estão economizando dinheiro em novas contratações para gerenciar documentos em papel
  • Os documentos digitais tendem a ser mais precisos
  • Os funcionários podem obter acesso às informações de forma rápida e fácil, economizando tempo e esforço
  • Os funcionários podem fornecer um melhor serviço aos clientes e tempos de resposta melhores.

Como os funcionários estão economizando muito tempo, eles podem se concentrar nas coisas que realmente importam e contribuir para o sucesso do negócio de forma mais eficaz. 

Quais são os próximos passos?

Para conhecer mais sobre os Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) recomendamos assistir a apresentação de soluções que tenham as características mencionadas. Uma opção é o software E-CLIC (www.e-clic.net), software prático e inovador, desenvolvido pela Profits Consulting.

Fique à vontade para entrar em contato conosco, clicando aqui, para o agendamento de uma demonstração!

Créditos: Freepik.com


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