Toda empresa precisa de uma boa organização da papelada gerada diariamente a cada tarefa, reunião ou negócio realizado. A grande questão é saber qual a melhor maneira para desenvolver esse bom nível de organização. Você sabia que o gerenciador eletrônico de documentos (GED) pode te ajudar?

Normalmente, funcionários de companhias que não fazem o uso de um gerenciador eletrônico de documentos passam muito tempo procurando por arquivos perdidos. Às vezes, é necessário até mesmo redigitá-los. Essas buscas acontecem em subdiretórios que foram arrastados e largados por alguém em qualquer lugar. Esse é um dos motivos que levam as empresas a aderirem um GED.

A todo tempo, dentro de uma empresa, somos sobrecarregados com uma enorme quantidade de informações. Um gerenciador eletrônico de documentos tem como principal objetivo levar uma ordem para esse amontoado de arquivos. Por isso ele organiza os documentos (por categoria, cliente, etc) e os direciona para o local adequado.

Por que usar um gerenciador eletrônico de documentos

Empresas de grande e médio porte necessitam muito de um gerenciador eletrônico de documentos. Isso porque elas possuem dezenas de milhares de documentos que precisam ser organizados, indexados e controlados o tempo inteiro.

Entretanto, é possível que muitas companhias não identifiquem essa necessidade. Imagina-se que apenas com diretórios e uma estrutura bem planejada os funcionários poderão acessar de maneira adequada os seus documentos. As empresas utilizam como argumento que as funcionalidades adicionais apresentadas pelo sistema não valem o custo adicional com software, hardware, administração e treinamento.

Mas, existem diversos motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos que precisam ser previamente conhecidos antes de afirmar que ele não se faz necessário.

Saiba como funciona um GED

Em um sistema como o GED, cada documento é cadastrado fornecendo, na maioria das vezes, várias informações. Cliente, projeto, código, título, autor, tipo de documento, além de outros tópicos específicos.

Exemplo: um escritório de projetos de engenharia necessita de campos extras para identificar a disciplina do documento (civil, mecânica, arquitetura, etc) ou o formato dele (se é A0, A1, A2, etc).

Assim, é realizado um cadastro com o objetivo de fornecer uma rápida recuperação daquele documento. Um nome é dado ao arquivo pelo gerenciador eletrônico. Assim, o sistema decide onde guardar o documento baseando-se em critérios estabelecidos pela empresa (projeto, subprojeto, cliente, etc). Todo esse processo é muito claro para o usuário, que nem ao menos vê a estrutura subjacente de diretórios.

Tornar ou não o GED obrigatório

Para implantar o GED da melhor maneira, uma das primeiras coisas que a empresa precisa estabelecer é se o uso dele será obrigatório ou não. Utilizá-lo de forma opcional é possível, mas isso causa uma redução das principais vantagens do sistema, como o aumento da colaboração entre os usuários e a diminuição dos erros causados por falha humana.

Quando a empresa escolhe tornar o uso obrigatório, normalmente ela bloqueia as alternativas de acesso aos documentos. Assim, quando alguém desejar visualizar um determinado arquivo, terá que digitar os critérios de pesquisa na tela. O gerenciador eletrônico de documentos disponibiliza pesquisas avançadas, incluindo também a chance de combinar critérios de pesquisa dos arquivos.

Dependendo do sistema, os recursos adicionais podem permitir opções avançadas de segurança, controle de versão, auditoria das ações realizadas pelos usuários (revelando quem acessou o documento) e outras coisas mais.

Profits Consulting é a responsável pelo desenvolvimento do gerenciador eletrônico de documentos E-CLIC. Trata-se de um software prático e inovador que permite a organização e automação do fluxo de documentos e informações de todos os setores da empresa. Assim, aumenta-se a produtividade, a qualidade e a segurança dos processos. Se quer implantá-lo no seu negócio, entre em contato e faça um orçamento.