Gestão Online de Documentos e Atividades

Organizar os documentos e as atividades tornou-se uma questão essencial no mercado atual.

O E-CLIC é um software simples e intuitivo que permite o controle e o compartilhamento de todos os documentos relacionados aos projetos.

O controle automático de revisões garante que todos os profissionais envolvidos no projeto compartilhem sempre a última versão de qualquer documento. Por ser um sistema web, possibilita a colaboração online entre participantes geograficamente dispersos.

Além de controlar os documentos, o E-CLIC a gestão online das atividades, distribuindo as atividades para a equipe do projeto e permitindo a gestão do seu tempo de execução.

Produtividade, Qualidade e Segurança: Vantagens que fazem a diferença!

O E-CLIC proporciona importantes benefícios para as empresas que gerenciam projetos de engenharia, como:

  • Agilidade na distribuição das atividades
  • Agilidade na busca de documentos
  • Gestão online do desempenho dos projetos
  • Padronização dos documentos e procedimentos
  • Redução de falhas operacionais
  • Atuação de profissionais geograficamente dispersos
  • Redução dos custos (deslocamentos, telefones…)
  • Maior segurança no acesso aos documentos
  • Rastreabilidade das ações

Excelência em Gestão de Projetos

As funcionalidades do E-CLIC contribuem para a entrega de projetos antes do prazo e abaixo do orçamento:

  • WORKFLOW DE ATIVIDADES: cadastramento de atividades relacionadas aos documentos, tais como: elaboração, verificação e revisão. Notificação por e-mail aos responsáveis pelas atividades e controle de prazo de execução.
  • CONTROLE AUTOMÁTICO DE REVISÕES E VERSÕES: eliminação dos erros no uso de documentos desatualizados, garantindo que todos compartilhem sempre a última versão.
  • COMENTÁRIOS E ANEXOS: cadastramento de comentários e anexos relacionados aos documentos, facilitando a tomada de decisão e o registro formal das evidências.
  • CONTROLE DE PRAZO E QUALIDADE: atribuição de datas aos documentos para acompanhamento de prazos. O preenchimento de checklist de qualidade permite o controle de qualidade dos documentos.
  • ENVIO AUTOMÁTICO DE NOTIFICAÇÕES: notificações podem ser enviadas automaticamente por e-mail quando ocorre a inclusão ou revisão de documentos pré-definidos.
  • PAINEL DE INDICADORES: um conjunto de indicadores permite a gestão online do desempenho dos projetos, em relação ao prazo e qualidade.

Algumas informações sobre o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED/EDMS)

Todos organizam seus documentos de alguma forma, utilizando ou não um software de documento GED. Mas, quais as vantagens em utilizar um software de documento GED.

Em geral, as empresas que não utilizam um software de documento GED passam tempo considerável buscando documentos perdidos, sendo muitas vezes necessário re-digitá-los. Estas buscas ocorrem em subdiretórios que foram arrastados e largados quem sabe onde quem sabe por quem. Estas são algumas das questões que normalmente levam as empresas a adotar um software de documento GED.

Atualmente, somos sobrecarregados com uma grande quantidade de informações. Um software de documento GED busca traz ordem a este caos, organizando os documentos (por cliente, categoria, entre outros), assim como os direcionando para o local apropriado.

Porque utilizar um software de documento GED?

Para empresas de médio e grande porte, com dezenas ou centenas de milhares de documentos, um software de documento GED para organizar, indexar e controlar os seus documentos é uma necessidade absoluta.

No entanto, muitas empresas pequenas não identificam esta necessidade. Elas entendem que com uma estrutura bem planejada de diretórios poderão ter acesso adequado aos seus documentos. Estas empresas argumentam que as funcionalidades adicionais oferecidas pelo sistema de gestão de documentos não vale o custo adicional com hardware, sistema,treinamento e administração. Apresentaremos neste artigo algumas vantagens de utilização do software de documento GED em pequenas empresas.

Como funciona um software gerenciador de documentos?

Em um software de documento GED, cada documento é cadastrado, fornecendo normalmente,as seguintes informações: cliente, projeto, código, título, autor, tipo de documento, além de outros itens. Por exemplo, um escritório de projetos de engenharia precisa de campos extras para identificar a disciplina do documento (civil, mecânica, arquitetura…) o formato do documento (A0, A1, A2…). O cadastro é indexado para recuperação rápida. Um nome de arquivo é atribuído pelo software de documento GED, que decide onde armazenar o documento com base em critérios estabelecidos pela empresa (cliente, projeto, subprojeto…). Este processo é transparente para o usuário que nem sequer vê a estrutura subjacente de diretórios.

Uma das primeiras questões que a empresa precisa decidir é se o uso do software de documento GED deve ser obrigatório. O uso opcional do sistema resulta na redução dos principais benefícios do sistema, como redução dos erros causados por falha humana e aumento da cooperação entre os usuários. Assim, normalmente são bloqueadas as alternativas de acesso aos documentos, tornando o uso do software de documento GED obrigatório.

Quando um usuário desejar recuperar um documento, bastará digitar os critérios de pesquisa na tela de documentos para encontrar o documento desejado. O software de documento GED normalmente disponibiliza pesquisas mais avançadas, incluindo a possibilidade de combinar critérios de pesquisa dos documentos.

Dependendo do sistema, os recursos adicionais podem fornecer opções avançadas de segurança, controle de versão, auditoria das ações realizadas pelos usuários (mostrando quem acessou o documento), e assim por diante.

Principais motivos para utilizar um software de documentos.

Quais são as principais considerações que levam uma empresa a adotar um software de documento GED em vez de continuar com um sistema manual? Serão apresentadas a seguir algumas destas considerações.

Visão Cliente / Assunto: Muitas empresas usam o Outlook como o seu “software de documento GED”, muitas vezes armazenando mais de 10.000 e-mails. O problema é que o Outlook está baseado em e-mails, não havendo uma maneira automática para localizar todos os e-mails relevantes para um assunto específico de um cliente. O software de documento GED, por outro lado, tende a ter visão cliente e assunto: tudo está organizado em torno de clientes e assuntos. Desta forma, torna-se simples para o sistema perguntar: “mostre-me todos os documentos do cliente X ou assunto Y”.

Base Centralizada: O software de documento GED possibilita a padronização e centralização do armazenamento de documentos. Quando todos os usuários são obrigados a usar o mesmo sistema, existe certeza de que, por exemplo, toda ata de reunião será armazenada em “Ata de Reunião” em vez de “Atas”, ou em “Registro de Reunião”, obrigando que todos usem a mesma convenção. Além disso, ele garante que todos os documentos salvos são armazenados no mesmo lugar, em vez de alguns serem armazenadas no servidor e alguns na área de trabalho local; assim como, que todos os documentos são organizados usando o mesmo sistema, em vez de ter os documentos de um determinado cliente armazenado usando critérios diferentes -por usuário, por área, etc. Este é um critério cada vez mais importante, pois facilita a recuperação rápida e completa de todos os documentos relevantes.

Maior Velocidade de Recuperação de Documentos: Em um sistema manual, o usuário deve saber onde um documento existente foi armazenado e qual o seu nome. Enquanto a maioria dos usuários é bastante eficiente em encontrar os seus próprios documentos, a busca de um documento criado por outra pessoa pode levar uma quantidade significativa de tempo. Em muitos casos, um usuário gasta 5 minutos ou mais à procura de um documento, ou mesmo redigitando. Com o software de documento GED a recuperação de documentos para alguns segundos.

Redução do Erro Humano: O tempo perdido em um sistema manual, devido a erro humano é substancial. Um usuário pode ter armazenado um documento no lugar errado, ou esqueceu o nome que deu ao documento, ou até mesmo “arrastar e soltar” um diretório inteiro para algum lugar novo, mesmo sem estar ciente disso. Quando alguém que não seja o autor original tenta acessar um documento, as dificuldades são agravadas. Um usuário pode ter que olhar em quatro ou cinco lugares antes de encontrar um documento, ou mesmo ser incapaz de encontrá-lo. Se o autor original do documento está fora do escritório por motivo de doença,férias, etc. isso pode ser um problema sério. Quando as pessoas mudam de emprego ou atribuições, o problema é agravado.

Controle de Acesso aos Documentos: O software de documento GED normalmente dá a empresa um controle muito maior sobre a segurança dos documentos e o acesso. Os documentos confidenciais podem ser disponibilizados apenas para as pessoas que precisam vê-los.

Ao definir que grupos de pessoas têm acesso a quais tipos de documentos, o software de documento GED evita os problemas inerentes à proteção de documentos com senha. As funcionalidades de segurança podem incluir um mecanismo de auditoria, mostrando quem acessou um documento, quem fez alterações, etc.

Além dos itens mencionados acima, existem motivações adicionais para que as empresas adotem um software de documento GED. Apresentaremos a seguir as motivações relacionadas ao E-CLIC.

  • Aumento da Produtividade da Equipe
  • Agilidade na distribuição e acompanhamento das atividades
    • Abertura automática de atividades
    • Envio de e-mail para responsáveis pelas atividades
    • Controle dos dias em andamento das atividades
  • Agilidade no acompanhamento do projeto
    • Relatórios (status dos documentos, emissões, markups, etc.)
    • Indicadores (erros em checklists, prazos, médias, etc.)
  • Agilidade na busca de documentos
    • Filtros e pesquisas rápidas de documentos
  • Agilidade na participação de pessoas externas
    • Acesso aos documentos e informações via internet
  • Agilidade em outras atividades do projeto
    • Geração automática da guia de remessa de documentos
    • Geração automática do relatório de qualidade
  • Maior qualidade dos documentos produzidos
  • Padronização do processo de elaboração dos documentos
    • Definição de fluxo para cada tipo de documento do projeto
    • Obrigatoriedade do preenchimento da checklist
    • Possibilidade de criação de documentos a partir de padrões/templates do projeto
  • Redução de falhas operacionais
    • Controle automático de revisões e versões dos documentos
    • Impede a edição simultânea dos documentos
  • Suporte no aperfeiçoamento dos profissionais
    • Ranking dos itens incorretos na checklist
    • Identificação dos profissionais relacionados aos itens incorretos
    • Predição de erros de usuários com inteligência computacional
  • Suporte na gestão das informações de referência
    • Envio de e-mail na inclusão e alteração de documentos de referência
    • Relacionamento de documentos referência com documentos produto
  • Organização de comentários e anexos relacionados aos documentos
  • Maior segurança para os documentos
  • Controle das permissões do sistema
    • Acesso via login e senha (criptografada) individual
    • Controle das funcionalidades do sistema para cada usuário
  • Controle das permissões dos documentos por projeto
    • Controle de acesso aos documentos de cada projeto por: tipo de documento/diretório, disciplina e status.
    • Controle das ações permitidas nos documentos: leitura, edição, suspensão, exclusão, etc.
  • Mapeamento das ações realizadas no sistema
    • Mapeamento das ações realizadas pelos usuários, com data e hora.

Custo / Retorno sobre o Investimento (ROI)

A maioria das empresas não está atenta para o retorno sobre os investimentos. Importante que seja analisada a estimativa de redução de custos ou aumento de receita proporcionada por um investimento a fim de verificar quais os benefícios financeiros daquele investimento.

Vamos dizer que a implementação de um software de documento GED, como o E-CLIC custe R$ 50 por usuário / mês. Outros sistemas tendem a custar mais do que dez vezes este valor. Digamos que um usuário economiza 15 minutos por dia (que é uma estimativa muito conservadora) ou uma hora a cada 4 dias. Então, um profissional que possui um valor de R$ 50 por hora paga o investimento mensal em apenas 4 dias! É possível realizar este cálculo de outras formas, o fato é que o retorno sobre o investimento será sempre rápido.Naturalmente, este varia de acordo com produto.