O investimento no gerenciamento de documentos, através da digitalização, é um caminho indispensável para a transformação digital. Neste artigo, examinamos algumas razões para investir em gestão documental.

Para organizações da América Latina, a digitalização será priorizada para negócios até 2020 e as transformações de procedimento e táticas para atingir esse patamar já estão em jogo, visando, sobretudo, o ganho de competitividade.

Para atingir tal ganho, os CIOs estão focando em incrementar a digitalização para o avanço da metodologia de produção e gestão, assim como do experimento do consumidor.

As estatísticas são da pesquisa IT Leaders, da IDC, e também revelam a digitalização como fundamental ponto de aproveitamento de outras bases da transformação digital, como analytics e big data. Tais avanços não se verão aproveitados em tudo o que podem oferecer caso não haja avanço do gerenciamento de documentos e informações.

Gestão eletrônica de documentos

Quando nos referimos à segurança cibernética, um dos assuntos mais mirados nos espaços corporativos atuais, a gestão eletrônica de documentos, torna-se um instrumento fundamental para possibilitar maior domínio sobre os arquivos. Amplifica-se, assim, a visibilidade das corporações sobre as informações, ajudando na acomodação dos mesmos a táticas de guarda, gestão e utilização seguras.

Informações de papel são mais difíceis de gerir, por exemplo, por não poderem ser agregados aos demais aparelhos de gerenciamento e de segurança de uma empresa. Dessa maneira, acabam não participando da tática de gerenciamento e assistência, deixando a empresa e seus clientes em perigo.

O conhecimento de gestão documental também promove melhoria na movimentação das informações dentro das corporações. Digitalizados, os documentos têm mais possibilidades de acessos de maneira mais organizada, impedindo o desperdício de tempo e artifícios humanos na busca por documentos.  Na forma digital, os papéis fluem ao longo dos lugares de negócio com mais agilidade, aumentado a produtividade da empresa.

Gerenciamento de documentos digital em diferentes espaços

Quando nos referimos a espaços de negócio, podemos nos aludir a todos: fiscal, contábil, gestão, etc.

Por exemplo, no departamento fiscal, a digitalização de documentos beneficia de ponta a ponta as práticas. Como não lembrar da praticidade proporcionada pela substituição da nota fiscal em papel pela versão eletrônica?

Na área fiscal, o gerenciamento de documentos através da digitalização acelera o atendimento à exatidão da legislação, como os do eSocial e do SPED.

Já na pequena e média empresa, o gerenciamento digital de documentos se mostra como  uma metodologia de organização, com a visão na gestão de documentos empresarial, ajudando o empresário.

No RH, o atendimento ao eSocial, sobretudo no que se refere às requisições relativas à área da saúde, também lida pela digitalização documental, uma vez que torna simples a conferência e, quando imprescindível, atualização de dados de cada funcionário. Além disso, facilita sua emissão aos órgãos competentes, diminuindo riscos das organizações serem penalizadas por desvios trabalhistas ou previdenciários.

Razões para investir em gestão documental

A digitalização e o gerenciamento eletrônico documental abolem as custosas e improdutivas pilhas de documentos em todos os espaços corporativos. Elas combinam bem com tecnologias fundamentais para a transformação digital, como a mobilidade. Isto acontece porque, uma vez digitalizados, as informações podem cooptar as táticas de negócio que usam o tráfego online e móvel.

Disso tudo, se conclui que o investimento em gestão documental, através da digitalização, é fundamental para empresas que não querem ficar para trás.

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