Existem inúmeras vantagens da gestão de documentos. Um dos seus benefícios mais marcantes é o retorno financeiro na implantação de um GED (gerenciador eletrônico de documentos), principalmente em projetos de engenharia. Através de um estudo de caso, a Profits Consulting conseguiu obter dados que comprovam esse lucro.

Confira o retorno financeiro na implantação de um GED em Projetos de Engenharia

A informações do estudo de caso a seguir foram obtidas em situação real. Dados da empresa:

  1. Mercado: Projetos de Engenharia
  2. Cidade: Rio de Janeiro
  3. Profissionais área técnica: 214
  4. Média de Consulta a Documentos por Mês: 23.540 (5 consultas por dia por profissional)
  5. Média de Documentos Produzidos por Mês: 450
  6. Média de Guias de Remessa de Documento por Mês: 75
  7. Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por Mês: 60
  8. Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por Mês: 40

Consulta a Documentos

  • Média de Consulta a Documentos por mês: 23540
  • Redução de Tempo por Consulta: 5 segundos*
  • Redução de Tempo por Mês: 32,7 horas
  • Economia Estimada por Mês: R$ 1,5 mil

*GED com pesquisa de documento por título ou código

Workflow de Produção dos Documentos

  • Média de Documentos Produzidos por mês: 450
  • Redução de Tempo por Transferência de Atividade: 60 segundos*
  • Quantidade Média de Transferências na Produção de Documento: 8
  • Redução de Tempo por Documento: 8 minutos
  • Redução de Tempo por Mês: 60,0 horas
  • Economia Estimada por Mês: R$ 2,5 mil

*GED com workflow e envio automático de e-mail para responsável pela atividade

Guia de Remessa de Documento

  • Média de Guias de Remessa de Documento por mês: 75
  • Redução de Tempo para Elaboração Guia de Remessa de Documento: 15 minutos*
  • Redução de Tempo por Mês: 19,0 horas
  • Economia Estimada por Mês: R$ 1,0 mil

*GED com elaboração automática da Guia de Remessa de Documento

Relatórios Gerenciais

  • Média de Relatórios Gerenciais Elaborados por mês: 60
  • Redução de Tempo para Elaboração de Relatório Gerencial: 2 horas*
  • Redução de Tempo por Mês: 120 horas
  • Economia Estimada por Mês: R$ 8,4 mil

*GED com geração automática de relatórios gerenciais

Relatórios de Qualidade

  • Média de Relatórios de Qualidade Elaborados por mês: 40
  • Redução de Tempo para Elaboração de Relatório de Qualidade: 3,5 horas*
  • Redução de Tempo por Mês: 140 horas
  • Economia Estimada por Mês: R$ 6,3 mil

*GED com geração automática de relatórios de qualidade

Atendimento a Comentários de Clientes

  • Média de Documentos Produzidos por mês: 450
  • Redução de Documentos com Comentários dos Clientes por mês: 19 (5%)*
  • Economia Estimada por Mês: R$ 11,5 mil

*GED com funcionalidades que favoreçam o aumento da qualidade dos documentos

Outros benefícios relatados

  • Maior satisfação do cliente
    – Percepção de maior organização;
    – Melhoria no resultado das auditorias;
    – Maior agilidade na obtenção de informações;
    – Maior confiabilidade das informações recebidas.
  • Redução de documentos extraviados
  • Redução de cobrança indevida de prazo
    – Possibilidade de registrar os responsáveis pelos atrasos
  • Redução de prejuízos causados por mudança de escopo
    – Maior facilidade de mapear os impactos da mudança de escopo no projeto
  • Maior agilidade no processo de renovação da certificação ISO

Depois de conferir todos esses dados estatísticos, fica comprovado como é possível obter um retorno financeiro na implantação de um GED. E não só em Projetos de Engenharia, mas o lucro é real para diversas outras áreas, como a do Direito, com seus documentos jurídicos, e da Educação.

Em projetos de engenharia, desenhar, projetar e construir requer uma grande quantidade de documentos. Com E-CLIC, software de gestão de documentos da Profits Consulting, é possível guardar sempre a versão atualizada de cada documento em sua organização.

Acessar desenhos do AutoCAD ou Microstation, os planos de construção, propostas, relatórios e outras informações é mais fácil, rápido e confiável com o E-CLIC. Sendo assim, por que não comprovar agora mesmo o retorno financeiro na implantação de um GED na sua empresa? Entre em contato com a Profits e faça um orçamento.